Status de l’ASBL

Lors de son Assemblée Générale extraordinaire du 14 février 2005, une nouvelle version des statuts de l’asbl a été soumise et acceptée à l’unanimité en remplacement des statuts en vigueur. Ces statuts coordonnés, déposés et publiés au Moniteur belge en date du 6 janvier 2006 sous le numéro d’acte 4717, numéro d’entreprise 407.141.365, sont désormais les suivants :

Titre I –  Forme juridique, siège, objet, moyens d’action, durée

Article 1
La Chambre de commerce belgo-chilienne est constituée conformément à la loi belge du 27 juin 1921, modifiée par les lois du 6 décembre 1954, du 30 juin 2000, et du 2 mai 2002 sur les associations sans but lucratif.

Article 2
La Chambre, qui ne poursuit aucun but de lucre, a pour objet de favoriser le développement des rapports entre la Belgique et le Chili, et plus particulièrement le développement des relations commerciales, économiques et culturelles entre les deux pays. Les intérêts de la Chambre se centreront notamment sur tout ce qui permet d’améliorer les contacts, les informations et les alliances stratégiques entre entreprises, associations et personnes des deux pays dans une optique coopérative.

Elle remplira sa mission:

  1. en participant aux, ou en encourageant les missions commerciales et culturelles des deux pays;
  2. en organisant des conférences, des journées d’études, des visites d’entreprises, des réceptions, des dîners, des activités artistiques ou culturelles, des congrès et des colloques sur les thèmes commerciaux, économiques, sociaux et culturels;
  3. en favorisant la coopération entre entreprises, investisseurs, universités, institutions et chercheurs belges et chiliens, ainsi que en promouvant la diffusion de l’information sur les sujets économiques et culturels du ressort de la Chambre ou d’intérêt pour ses membres;
  4. en développant des réseaux entre entreprises, spécialistes et centres de recherches ou d’information, et en établissant des liens avec d’autres chambres, ou d’autres institutions ayant des objectifs connexes ou complémentaires dans les deux pays ;
  5. en diffusant des informations par revue ou publication, électroniques ou conventionnelles;
  6. en concluant des accords avec d’autres organisations, associations ou chambres, personnes morales ou physiques, susceptibles de favoriser la réalisation de son objet social ;
  7. en prenant, s’il y a lieu, toute autre initiative conforme à son objet.

Article 3
Les moyens financiers dont la Chambre disposent sont notamment:

  • les cotisations de ses membres;
  • les rémunérations éventuelles à percevoir du chef de services, abonnements et distributions des informations, bases de données ou publications éventuelles; et
  • les dons et legs, d’origines privées ou d´organismes gouvernementaux ou internationaux.

Article 4
La Chambre a son siège rue des Aduatiques n° 106 à 1040 Bruxelles, ce siège peut être transféré en tout autre endroit en Belgique, à désigner par l’Assemblée Générale. En cas de décision de transfert du siège social, la nouvelle adresse sera publiée dans le mois aux Annexes du Moniteur belge.

La Chambre dépend de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles/Halle/Vilvoorde.

Article 5
La Chambre est créée pour une durée illimitée; elle peut en tout temps être dissoute.

 

Titre II – Les Membres

Article 6
La Chambre est composée de membres d’honneur, de membres effectifs et de membres adhérents.
Le nombre de membres effectifs, adhérents et d’honneur est illimité.
Le nombre minimum des membres effectifs est de cinq.
Sauf ce qui est dit à l’article 12 et suivants des présents statuts, les trois catégories de membres jouissent des mêmes droits, et cela quelle que soit leur nationalité.

Article 7
Sont membres effectifs:

a) les fondateurs de la Chambre
b) toute personne physique ou morale qui, présentée par deux membres effectifs au moins, est admise en cette qualité par décision du conseil d’administration qui statue sans appel et ne doit pas motiver sa décision. Les personnes morales seront légalement constituées selon les lois et usages de leur pays d’origine. Les personnes physiques membres effectifs le sont à titre exclusivement personnels et n’engagent pas leurs éventuelles fonctions professionnelles, officielles, diplomatiques, gouvernementales ou politiques.

Article 8
Sont membres adhérents: les personnes admises en cette qualité à titre personnel par le conseil d’administration sur paiement de la cotisation. La décision prise est sans appel et ne doit pas être motivée. Les clauses statutaires concernant les droits et obligations des membres adhérents peuvent être modifiées par l’assemblée générale sans la consultation des membres adhérents.

Article 9
Sont membres d’honneur, les personnes morales et physiques reconnues comme telles par le Conseil d’administration pour avoir rendu des services particuliers à la Chambre ou être susceptibles de faire bénéficier celle-ci d’un avantage particulier contribuant significativement aux objectifs de la Chambre. Ils sont dispensés de cotisation annuelle.

Article 10
Les membres effectifs et adhérents sont libres de se retirer à tout moment de l’association en adressant leur démission au conseil d’administration.

Est réputé démissionnaire, le membre effectif qui, le cas échéant, n’aurait pas payé la cotisation éventuelle qui lui incomberait, dans le mois du rappel qui lui est adressé par lettre recommandée à la poste.

L’exclusion d’un membre ne peut être prononcée que par l’assemblée générale à la majorité des deux tiers des voix présents ou représentées, le membre ayant été invité à être préalablement entendu, sur convocation ou par procédure écrite selon les modalités spécifiées à l’article 16.

Article 11
Le membre démissionnaire ou exclu et les ayants droit d’un membre démissionnaire, exclu ou défunt, n’ont aucun droit à faire valoir sur l’avoir social. Ils ne peuvent réclamer ou requérir ni relevé, ni reddition de comptes, ni apposition de scellés, ni inventaire.

 

Titre III. Cotisations

Article 12
Les membres effectifs et adhérents paient une cotisation annuelle. Le montant de cette cotisation est fixé par l’Assemblée générale. Le cas échéant le montant de la cotisation peut être différentié selon qu’il s’agit de personne morale ou physique.

 

Titre IV – Assemblées générales

Article 13
L’assemblée générale est composée des membres effectifs. Elle est présidée par le président du conseil d’administration. Elle se réunit au moins une fois par an pour statuer sur les comptes de l’exercice et le budget du prochain exercice, soit au siège de l’association sous forme de réunions conventionnelles, soit par procédure écrite selon les modalités prévues à l’article 16; dans ce dernier cas, pour raison de procédure, la réunion est qualifiée de “virtuelle” sans que cela n’entraîne de conséquence d’aucun ordre pour la portée et la validité des décisions ou pour les effets de ce type de réunion par rapport à une réunion conventionnelle.

Elle peut être convoquée par le conseil d’administration aussi souvent que l’intérêt de la chambre l’exige.

Elle doit l’être lorsqu’un cinquième des membres effectifs en fait la demande par simple lettre, par fax ou par courrier électronique (courriel ou « e-mail »), adressé au président du conseil d’administration.

Le conseil d’administration décide du choix de la formule d’assemblée – réunion conventionnelle ou une réunion virtuelle – en fonction des circonstances et sur proposition du Président ou de au moins deux autres administrateurs. Le conseil d’administration peut aussi inviter à participer à l’assemblée les membres adhérents qui y assistent sans voix délibérative.

Article 14
Les attributions de l’assemblée générale comportent le droit:

  1. de modifier les statuts et de prononcer la dissolution de la Chambre en se conformant aux dispositions légales en la matière;
  2. de nommer et révoquer les administrateurs;
  3. d’approuver annuellement les budgets et les comptes;
  4. de fixer les cotisations annuelles éventuelles des membres effectifs et des membres adhérents, en tenant compte éventuellement de leur qualité de personne physique ou morale;
  5. d’exercer tous les droits et pouvoirs dépendant de la loi ou des statuts.

Article 15
Les membres effectifs sont convoqués aux assemblées générales au nom du conseil d’administration par le président dudit conseil. Ils peuvent s’y faire représenter par un autre membre effectif au moyen d’une procuration établie par le conseil d’administration et adressée aux membres en même temps que la convocation. En aucun cas un membre effectif ne pourra représenter plus de deux autres membres effectifs à l’occasion d’une assemblée générale.

En cas d’assemblées générales par réunion conventionnelle, les convocations sont faites par lettre missive, adressée 20 jours au moins avant la réunion de l’assemblée. Elles contiennent l’ordre du jour.

En cas d’urgence, l’assemblée peut être convoquée sans délai par lettre ou même par téléfax ou courrier électronique. Dans ce cas, le procès-verbal de l’assemblée indiquera expressément le motif de l’urgence.

En cas de convocation à une assemblée générale par réunion virtuelle, le texte de la convocation inclura les éléments nécessaires aux prises de position ou aux décisions sollicitées de la part des membres effectifs et le délai maximal de réponse sera explicitement indiqué et ne pourra être inférieur à 7 jours.

Les membres adhérents sont convoqués par les mêmes voies et dans les mêmes délais.

Article 16
Si le Conseil d’administration le juge approprié, l’assemblée générale peut se réunir sous forme virtuelle et statuer par procédure écrite. Dans ce cas, la convocation est effectuée par courrier électronique, indiquant qu’il s’agit d’une réunion virtuelle avec une date limite explicite qui ne peut être distante de la date de l’envoi de la convocation de moins de 7 jours. Le texte de la convocation comprend, outre l’ordre du jour, les informations nécessaires à une prise de position et un vote de la part de chaque membre effectif. Chaque réponse exprimée par courrier électronique sera imprimée et déposée avec les éventuelles réponses exprimées par lettre ou par fax, au registre des procès-verbaux prévu à l’article 19 et seront annexées aux décisions adoptées.

Article 17
Toute assemblée générale, qu’elle soit sous forme de réunion conventionnelle ou virtuelle, devra pour délibérer valablement, réunir au moins la moitié des membres effectifs. A défaut, une nouvelle convocation reprenant le même ordre du jour que la première assemblée sera nécessaire et la deuxième assemblée délibérera valablement quelque soit le nombre des membres effectifs ou représentés. En cas de réunion virtuelle, le quorum des participants sera mesuré par le nombre de réponses effectivement reçues, par courrier électronique, par fax ou par lettre. Tout type de réponse ou accusé de réception est considéré comme une expression de participation à la réunion virtuelle. Les membres effectifs ont un droit de vote égal à l’assemblée générale. Les résolutions sont prises à la majorité simple des voix présentes ou exprimées, y compris les voix représentées, sauf dans le cas où il en est décidé autrement par la loi ou les statuts.

En cas de partage des voix, celle du président du conseil ou de celui des administrateurs qui le remplacent est prépondérante.

Article 18
L’assemblée générale ne peut valablement délibérer sur la dissolution de la Chambre ou la modification des statuts que dans les conditions prévues par la loi du 27 juin 1921 et conformément à ce qui est envisagé aux articles 31 et 32 des présents statuts.

Article 19
Les décisions de l’assemblée générale sont consignées dans un registre de procès-verbaux signés par le président et un administrateur. Le cas échéant, ce registre annexe les pièces imprimées des positions ou votes exprimés par les membres effectifs en cas de réunion virtuelle avec procédure écrite, selon les modalités de l’article 16. Ce registre est conservé au siège social où tous les membres peuvent en prendre connaissance mais sans déplacement du registre.

Ces décisions seront éventuellement portées à la connaissance des tiers intéressés par lettre à la poste.

Toute modification aux statuts doit être publiée dans le mois de sa date aux annexes au Moniteur Belge. Il en est de même de toute nomination, démission ou révocation d’administrateur.

 

Titre V –  Conseil d’administration

Article 20
La Chambre est administrée par un conseil composé de cinq administrateurs au moins nommés et révoqués par l’assemblée générale et choisis parmi les membres effectifs. Le conseil délibère valablement soit par réunion conventionnelle dès que la moitié de ses membres est présente en réunion, soit par réunion virtuelle et procédure écrite dès que la moitié au moins des membres a répondu par écrit et dans les délais prévus selon les mêmes modalités que celles prévues pour les réunions virtuelles de l’assemblée générale à l’article 16.

L’assemblée aura toujours le pouvoir de révoquer un administrateur quel qu’il soit et ce conformément à ce qui est prévu aux articles 14 et 17 des statuts.

Article 21
La durée du mandat est fixée à cinq ans. En cas de vacance au cours d’un mandat, l’administrateur nommé pour y pourvoir achève le mandat de celui qu’il remplace.

Les administrateurs sortants sont rééligibles. En cas de réélection, il n’y a pas lieu de procéder à publication au Moniteur des noms des administrateurs reconduits. Tout membre du conseil qui, sans excuse, n’aura pas assisté ou participé virtuellement à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.

Article 22
Le conseil désigne parmi ses membres un président, éventuellement un ou deux vice-président(s), un secrétaire et un trésorier.

Article 23
Le conseil d’administration est présidé par le président, à son défaut par le vice-président (ou l’un des vice-présidents) et, en cas d’empêchement de celui-ci (ou de ceux-ci), par un membre désigné par ses collègues.

Les décisions du conseil sont prises à la majorité des voix émises par les administrateurs présents, participants ou représentés, un administrateur pouvant donner procuration à un mandataire qui ne devra pas nécessairement être un administrateur. Un mandataire ne pourra être porteur que d’une procuration.

Article 24
Le conseil d’administration a les pouvoirs les plus étendus pour l’administration et la gestion de la Chambre.

Article 25
Le Conseil d’administration peut désigner en son sein ou parmi des tiers un administrateur-délégué ou un comité exécutif composé de plusieurs personnes en vue d’assurer, sous sa surveillance, la gestion courante de la Chambre. En outre, le pouvoir de représenter la Chambre dans les actes judiciaires et extrajudiciaires peut être confié par simple décision du conseil d’administration à une ou plusieurs personnes, administrateurs ou non, membres ou nom, qui agissent, le cas échéant, conjointement. Le pouvoir de la ou des personnes précitées est délimité avec précision par le conseil d’administration, qui détermine également la durée du mandat. Le mandat peut être révoqué à tout moment avec effet immédiat par le conseil d’administration.

Article 26
Les actes qui engagent la Chambre autres que ceux de gestion journalière, sont signés, à moins d’une délégation spéciale du pouvoir de représentation du conseil, soit par le président, soit par deux administrateurs, lesquels n’auront pas à justifier de leurs pouvoirs à l’égard des tiers.

Article 27
Les administrateurs, l’administrateur délégué, les éventuels membres du comité exécutif ou les détenteurs d’un éventuel pouvoir de représentation de la Chambre, ne contractent, en raison de leur fonction, aucune obligation personnelle et ne sont responsables que de l’exécution de leur mandat. Aucune rémunération ne peut leur être attribué au titre de leurs fonctions dans la Chambre. Le cas échéant certains frais encourus pour le compte de la Chambre pourront être remboursés par décision explicite et préalable du conseil d’administration.

 

Titre VI – Surveillance

Article 28
L’assemblée générale dispose de la faculté de désigner un commissaire, ou le cas échéant si le développement financier de la Chambre le justifiait, une société d’audit, chargé de vérifier les comptes de l’association et de lui présenter un rapport annuel. Cette option peut être soumise à l’assemblée générale à tout moment par deux administrateurs ou par un groupe de membres effectifs représentant au moins un cinquième du total des membres effectifs à condition de figurer dans l’agenda annoncé de l’assemblée générale.

 

Titre VII – Langues

Article 29
Les langues de travail de la Chambre sont le néerlandais, le français et l’espagnol.

 

Titre VIII – Exercice social

Article 30
L’exercice social de la Chambre prend cours le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.

 

Titre VIII – Modifications aux statuts -Dissolution – Liquidation

Article 31
Nulle modification aux statuts n’est acquise si elle n’est votée par l’assemblée générale extraordinaire réunissant au moins les deux tiers des membres effectifs et adoptée par les deux tiers des voix valablement exprimées. Cette assemblée extraordinaire peut avoir lieu sous forme de réunion conventionnelle ou sous forme virtuelle par procédure écrite conformément aux dispositions de l’article 16.

L’assemblée générale ne peut valablement délibérer sur la modification des statuts que conformément aux articles 8 et 20 de la loi du 27 juin 1921 relative aux asbl.

Article 32
La dissolution de la Chambre peut être prononcée en tout temps, par décision d’une assemblée générale statuant dans les formes et conditions généralement prescrites pour des modifications aux statuts.

Sauf décision contraire de l’assemblée générale, le conseil d’administration aura pleins pouvoirs pour liquider l’avoir social.

L’affectation de l’actif net se fera en faveur d’une autre chambre, association, institut culturel ou scientifique dont les objectifs sont similaires à, ou proches de, ceux de la Chambre, ou éventuellement en faveur d’un projet équivalent.

Article 33
Tout ce qui n’est pas envisagé par les présents statuts sera régi par la loi du 27 juin 1921 régissant les asbl, telle que modifiée le 2 mai 2002.